Tolkservicerådets styrelse

Tolkförmedlingens anbudsgivning

Tolkförmedlingen skall vid anbudsgivning lämna korrekta uppgifter om förmedlingens ekonomiska och yrkesmässiga förhållanden. Alla inlämnade uppgifter skall kunna styrkas.
Förmedlingen skall när upphandlaren efterfrågar detta lämna faktiska och lättkontrollerbara uppgif-ter om de tolkar som står till förmedlingens förfogande t ex genom att bifoga förteckning över de tolkar för vilka förmedlingen föregående år till skattemyndigheten lämnat kontrolluppgift komplette-rad med uppgifter över nyrekryterade tolkar innevarande år.

Tolkförmedlingens tolkförteckning

Tolkförmedlingen skall föra en förteckning över de anlitade tolkarna med åtminstone följande uppgif-ter:
•    Namn, språk, bostadsort, auktorisation eller resultat i godkänt kunskapstest, tolkutbildning, antal år i yrket och antal tolkade timmar föregående år.

Förteckningen med tolkarnas namnunderskrifter skall på begäran ställas till den statliga tillsynsmyn-dighetens förfogande ifall en sådan inrättas av statsmakten.

Varje tolk måste själv kunna bestämma ifall han/hon skall kunna tas upp i en förmedlings tolkregister.

Tolkförmedlingens ansvar för miljön

En TSR- ansluten tolkförmedling bör i sin verksamhet utgå ifrån ett miljötänkande och för sin del bi-dra till ett kretsloppssamhälle.  Tolkförmedlingen skall i hela sin verksamhet, t ex vid inköp och an-vändning av kontorsmaskiner, utgå ifrån resurssnåla alternativ och hushålla med energin.  

Verksamhetens miljöpåverkan skall minimeras genom planering och tillsättning av tolkuppdragen så att tolkarna behöver åka bil så lite som möjligt. Tolkarnas scheman bör planeras så att onödig stress undviks och att tolkarna har möjlighet till de raster de behöver.  Tolkarna skall erbjudas handledning både individuellt och i grupp.



Tolkservicetaxa - prissättning av tolkuppdragen

Prissättningen av tolkuppdragen skall utgå från att en tolkservicetjänst utöver tolkersättningar inklu-sive sociala avgifter omfattar rekrytering, introduktion, utbildning och handledning av tolkar, sam-ordning av olika instansers tolkbeställningar, planering av tolkarnas tjänstgöring, utbildning av och information till tolkanvändare, utbetalning av tolkersättningar, redovisning av skatter och sociala avgifter, kundfakturering och tillhandahållande av statistik.   

Kundrelationer

Tolkförmedlingen skall sätta tolkbehövandes behov och önskemål i centrum.

Tolkförmedlingen skall iaktta god affärssed gentemot sina kunder d v s alltid uppträda korrekt och hederligt, hålla löften och avtal och iaktta tystnadsplikt.

Tolkförmedlingen bör sträva efter skriftliga avtal/överenskommelser med så många av sina kunder som möjligt för att klargöra båda parters rättigheter och skyldigheter.

Tolkförmedlingen skall medverka till att kundens  personal av sin arbetsgivare får utbildning i tolkfrå-gor och att  kunderna utarbetar en tydlig policy för  sin tolkanvändning.

Tolkförmedlingen skall bidra till en minskad stress hos kunderna genom att möjliggöra för dem ett rättssäkert bemötande av de enskilda invandrarna med bristfälliga kunskaper i svenska språket.   

Tolkförmedlingen bör bistå med råd och tips om hur tolkanvändningen kan effektiviseras och arbetet genom tolk underlättas.

Tolkförmedlingspersonal skall göra besök hos kunderna för att informera om tolkverksamheten och gemensamt diskutera behovet av verksamhetsförbättringar.

Tolkrekrytering

Tolkförmedlingen skall ha genomarbetade rutiner för tolkrekrytering.  Tolkaspirantens kunskaper och lämplighet för tolkyrket skall undersökas genom en personlig intervju, testning och referenstagning.  En individuell utbildningsplan upprättas, vilket är extra viktigt för de som inte har komplett grund-läggande tolkutbildning.

Aspiranten skall informeras om enligt lag gällande sekretessbestämmelser och underteckna en tyst-nadspliktsförbindelse.
En skriftlig överenskommelse mellan tolkförmedlingen och tolken om respektive parts rättigheter och skyldigheter bör upprättas.
Den nya tolken bör förses med ett behörighetskort som tolk.

Prioritering av tolkar

Tolkförmedlingen skall prioritera auktoriserade tolkar med speciell kompetens till uppdrag inom rättsväsendet och sjukvården. I andra hand skall uppdragen lämnas till övriga auktoriserade tolkar.  De återstående uppdragen skall fördelas mellan tolkar som gått hela den grundläggande tolkutbild-ningen.   I sista hand kan testade tolkar utan komplett grundutbildning komma i fråga.  

Om flera tolkar har samma kompetens skall följande vägas in vid fördelning av uppdrag:
•    resultat i TSR: s kunskapstest
•    erfarenhet i tolkyrket
•    tolkens tillgänglighet
•    tolkens personliga lämplighet för uppdraget
•    behovet av kvinnlig/manlig tolk
•    uppdragets art med tanke på tolkarnas kompletterande utbildningar

Kundens önskemål om en namngiven och/eller manlig/kvinnlig tolk skall respekteras under förutsätt-ning att tolken samtycker.  

Tolkförmedlingen skall alltid sträva efter att tillsätta varje beställt uppdrag med bästa möjliga tolk.  Om ett uppdrag ej går att tillsätta bör kunden informeras i god tid och alternativ till gjord beställning erbjudas.




Tolkarnas kompetensutveckling

Tolkförmedlingen skall kontinuerligt informera tolkarna om aktuella tolkutbildningar och om Kam-markollegiets auktorisationsprov. Vid behov skall förmedlingen initiera egna utbildningar och anord-na seminarier och föreläsningar i ämnen som rör tolkyrket.

En ny tolk bör erbjudas vägledning av en mentor, i första hand en erfaren tolkkollega.

Icke auktoriserade tolkar med äldre utbildningar än 10 år skall uppmärksammas särskilt.  

Tolkförmedlingen skall i sin budget uppta medel för kompetensutveckling av tolkar och varje år redo-visa vilka insatser förmedlingen genomfört.  Tolkarnas deltagande i Kammarkollegiets auktorisations-prov bör uppmuntras ekonomiskt.  

Tolkförmedlingen bör även på annat sätt underlätta tolkarnas kompetensutveckling genom att t.ex. tillhandahålla uppslagsböcker, ordböcker, förteckningar över användbar litteratur och stipendier.

Samråd med tolkarna, deras yrkesföreningar och fackliga organisationer

Tolkförmedlingen ska sträva efter goda relationer med tolkarna, deras yrkesföreningar och fackliga organisationer.

Tolkförmedlingen bör anordna regelbundna möten för tolkarna och tolkförmedlingspersonalen.  På mötena kan aktuell information utbytas och diskussioner föras rörande verksamhetsutveckling, ruti-ner och arbetsförhållanden.

Tolkförmedlingen skall ha ett etablerat samrådsforum med tolkarna.  Samrådsforumet skall ha en rådgivande funktion och bör konsulteras i samtliga frågor av vikt som berör verksamhetsutveckling-en. Samrådsformerna skall anpassas till förhållandena på varje förmedling.

Tolkförmedlingen bör ge möjlighet till överläggningar i frågor rörande enskilda tolkars arbetssitua-tion.  Tolken skall – om han/hon så önskar - kunna ha bistånd av en företrädare för sin fackliga orga-nisation eller yrkesförening.

Arvoden och övriga ekonomiska ersättningar till tolkarna

Tolkförmedlingen bör överlägga med tolkarnas fackliga organisation om tolkarnas arvoden en gång per år alternativt vid gällande avtals utgång.  Överläggningarna bör helst leda till en skriftlig överens-kommelse mellan tolkförmedlingen och den fackliga organisationen.

Överläggningarna kan handla om ersättning för kontakttolkning, telefontolkning, obekväm arbetstid, restid, resekostnader, kostnader för tolkutbildning och för deltagande i Kammarkollegiets auktorisa-tionsprov samt ersättningsprinciper vid avbeställning.  Även andra frågor som möjligheter för tolkar-na att kunna få  bidrag till friskvårdsaktiviteter kan tas upp i överläggningarna.

Tolkförmedlingen skall betala arvode till tolkarna enligt Domstolsverkets föreskrift om tolktaxa vid förmedling till de instanser som omfattas av taxan.


Olycksfalls- och ansvarsförsäkring

Tolkförmedlingen skall teckna en kollektiv olycksfallsförsäkring för de registrerade tolkarna.

Tolkförmedlingen skall ha ansvarsförsäkring för tolkarna och tolkförmedlingspersonalen.



Tolkförmedlingens personal

Den person som ansvarar för tolkförmedlingens verksamhet skall ha mycket goda kunskaper om tolk-servicebranschen.  Goda ledaregenskaper, samarbetsförmåga och vilja att utveckla kvaliteten i verk-samheten är andra nödvändiga egenskaper.  

Angelägna kvalifikationer för övrig tolkservicepersonal är god koordinations- och samarbetsförmåga, stresstålighet, vana och intresse för arbete med människor med olika kulturella bakgrunder, erfaren-het av och fallenhet för serviceinriktat arbete och kännedom om tolkbranschen.   De som arbetar med administrativa arbetsuppgifter eller med löner och fakturor bör dessutom ha goda kunskaper om offentlig administration samt löne- och fakturahantering.

Personalen på tolkförmedlingarna skall delta i TSRs utbildningar.   

Synpunktshantering och kvalitetssäkring

Tolkförmedlingen skall ha en skriftlig policy för hantering av synpunkter från kunder, tolkar och en-skilda tolkbehövande.  Policyn bör även innehålla rutiner för kvalitetssäkring av verksamheten och beskrivning av kompetensutveckling av personal och tolkar

Uppföljning och uppdatering av ”God tolkservicesed”
Innehållet i ”God tolkservicesed” skall vara ett återkommande ämne i utbildningar och träffar som ordnas av TSR samt på respektive tolkförmedlings tolk- och personalmöten.  Förslag till ändringar och tillägg skall lämnas till TSR: s styrelse.  Uppdatering av ”God tolkservicesed sker på TSR: s årsmöte.”